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CUBE ProjectAssistant: Agile Prozessunterstützung für erfolgreiche Projekte

Projekte werden immer komplexer, und oft sind viele räumlich und organisatorisch getrennte Beteiligte involviert. Die in solchen Fällen häufig eingesetzten Projektablagen wie SharePoint haben den Nachteil, dass sie die relevanten Prozesse kaum unterstützen und sich nur bedingt in eine dynamische Projektlandschaft einpassen. Der von uns entwickelte webbasierte CUBE ProjectAssistant verknüpft eine agile Projektunterstützung mit einer leistungsfähigen Dokumentenablage.

Bei vielen Projekten fallen grosse Mengen an Informationen und Daten an. Diese müssen erfasst, verwaltet und für die verschiedenen Anspruchsgruppen geeignet aufbereitet werden können. Im Rahmen des Gesamtleitermandats für die Erneuerung der Waldenburgerbahn im Kanton Basel-Landschaft sowie des Auftrags zur Ausschreibung der Bahntechnik für das Projekt Stuttgart 21 hat die Emch+Berger AG Bern für die wichtigsten Projektprozesse das Tool CUBE ProjectAssistant entwickelt. Die Software unterstützt beispielsweise das Sitzungswesen, die Pendenzenverwaltung, die Ausschreibung und Offertevaluation oder das Projektjournal.

Die Benutzung des CUBE ProjectAssistant orientiert sich an Smartphone-Apps und ist damit für jedermann intuitiv verständlich. Das neue Instrument unterstützt einerseits die Prozesse wirksam, gibt sie aber nicht starr vor. So ist es etwa möglich, einen Prozessschritt zu überspringen oder nachträgliche Korrekturen vorzunehmen. Das Tool bietet dem Benutzer jederzeit und standortunabhängig eine persönliche Übersicht über die Sitzungen, Pendenzen, Beschaffungen und Dokumente, die ihn direkt betreffen – ein signifikanter Schritt in Richtung «connected workspace».

Die leistungsfähige Dokumentenablage des CUBE ProjectAssistant zeichnet sich dadurch aus, dass sie die gleichzeitige Benutzung einer hierarchischen Ablagestruktur, wie man sie von Windows und SharePoint kennt, und von nicht strukturierten Schlagwörtern erlaubt, wie sie in vielen Dokumenten-Management-Systemen üblich ist. Dokumentenablage und Prozessunterstützung lassen sich verknüpfen, sodass beispielsweise die im Rahmen einer Beschaffung relevanten Dokumente nur innerhalb des Beschaffungsprozesses benutzbar sind. Zugleich verhindert die Dokumentenablage, dass dieselbe Datei mehrfach an verschiedenen Orten abgelegt wird, was den Speicherplatzbedarf signifikant verringert.

Die Anpassungsfähigkeit des CUBE ProjectAssistant eröffnet ein breites Einsatzspektrum. So ist es ohne Weiteres möglich, die Qualitäts-Management-Prozesse einer Firma direkt abzubilden, was das Ausdrucken und handschriftliche Ausfüllen von Formularen überflüssig macht. Weiterhin kann das Tool zudem einen wichtigen Beitrag zur Förderung des Wissensmanagements leisten und ermöglicht dadurch eine effizientere Projektbearbeitung. In fortgeschrittenem Entwicklungsstadium befindet sich aktuell die «Toolisierung» des eisenbahnrechtlichen Plangenehmigungsverfahrens, von der Erstellung des Dossiers bis zur vollständigen Abwicklung des Verfahrens.

Die CUBE Tools Suite finden Sie im Internet unter www.cubetools.ch.

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