Le CUBE ProjectAssistant: Un outil perfectionné pour le succès des projets

Les projets sont de plus en plus complexes. Souvent, ils font appel à de nombreux intervenants d’horizons très divers en ce qui concerne leur localisation et la façon dont ils s’organisent. Pour gérer les projets, on utilise fréquemment des logiciels de gestion de documents, comme par exemple SharePoint. Ceux-ci présentent cependant l’inconvénient de ne faciliter qu’à peine la gestion des processus et d’être peu flexibles quand les projets requièrent des adaptations. C’est pourquoi nous avons développé CUBE ProjectAssistant, une application web perfectionnée qui combine la gestion des processus et celle des documents du projet.

Dans de nombreux projets, la masse des informations et des données à traiter est énorme. Il faut les saisir, les gérer et les traiter de façon appropriée à l’intention des divers groupes de destinataires. Emch+Berger AG Bern a développé pour cela un outil informatique baptisé CUBE ProjectAssistant, dans le cadre des deux mandats suivants: la direction générale de la modernisation du chemin de fer Waldenburgerbahn, dans le canton de Bâle-Campagne, et les soumissions de la technique ferroviaire du projet Stuttgart 21. Le logiciel est une aide précieuse, notamment, pour tout ce qui concerne les séances de travail, les affaires en attente, les soumissions, l’évaluation des offres et le journal du projet.

L’utilisation du CUBE ProjectAssistant est analogue à celle d’une application de téléphone portable. N’importe qui s’en sort intuitivement. Ce nouvel instrument accompagne efficacement les processus, sans toutefois imposer une démarche prédéterminée. Il est ainsi possible de sauter un processus ou d’y apporter ultérieurement des modifications. L’outil offre n’importe quand à l’utilisateur, où qu’il se trouve, une vue d’ensemble personnalisée des séances, des affaires en suspens, des achats et des documents qui le concernent directement. En quelque sorte, c’est un pas vers «l’espace de travail interconnecté».

Le dépôt des documents du CUBE ProjectAssistant est très performant. Il permet l’utilisation simultanée d’une structure d'archivage hiérarchisée, telle que celles de Windows ou de SharePoint, et de mots-clés non structurés, comme dans de nombreux systèmes de gestion de documents. L'archivage des documents et l’accompagnement des processus sont reliés entre eux. Par exemple, les documents concernant un achat particulier ne peuvent être utilisés qu’en rapport avec les démarches relatives à cet achat. De plus, le dépôt des documents empêche de déposer le même document à plusieurs endroits différents. Le gain de place ainsi obtenu est important.

Grâce à la flexibilité du CUBE ProjectAssistant, ses applications possibles sont multiples. Il est notamment possible d’afficher en direct les processus de la gestion de la qualité d’une entreprise. Il devient dès lors inutile d’imprimer les formulaires et de les remplir à la main. L’outil informatique améliore aussi l’efficacité des démarches du projet par le fait qu’il contribue largement à la gestion des connaissances. Actuellement, l’informatisation de la procédure d’approbation des plans selon la législation ferroviaire se trouve à un stade avancé. Elle touche toutes les démarches, de l’ouverture du dossier à la conclusion de la procédure.

Vous trouverez la suite de logiciels CUBE Tools Suite sur l’internet, à l’adresse www.cubetools.ch.

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Auteur/s
Dieter Schopfer
Emch+Berger AG Bern